Come dico sempre quando parlo di sprechi aziendali per misurarli ed iniziare a combatterli serve partire dalle cose semplici.

Innanzitutto è bene pensare che ogni inefficienza o carenza significativa dovrebbe essere valutata.

Per ottenere le misurazioni di questi oneri occorre conteggiare tutti i costi extra che in una condizione normale non ci sarebbero stati, misurando per esempio le ore perse, i materiali scartati, le spese doppie.

Ecco quindi 3 trucchi per combattere gli sperperi di denaro:

1. Registrare i fatti aziendali che hanno determinato gli errori e valutarli quantitativamente in soldi, infatti se non sono calcolati si possono solo ipotizzare.
2. Prendere atto delle azioni da fare per diminuirli una volta trovato un punto fermo dal quale partire
3. Pianificare e controllare con operazioni preventive il miglioramento e la loro diminuzione .

Ma come si misurano o come possono apparire gli sprechi ?

Partiamo da un esempio semplice con una non conformità che ho visto agli inizi degli anni 2000.

E’ stato fornito ad una grossa azienda un macchinario per il comando di una linea di produzione. Per noncuranza di chi ha assemblato il tutto e per mancate ispezioni interne dei responsabili, non è stato fatto il collaudo nel modo adeguato.
Nel montaggio esterno al cliente, al momento dell’accensione, si è creato un corto circuito che ha fatto saltare la linea elettrica ad una parte di una linea di produttiva. Questo oltre ad aver prodotto guasti ad alcune apparecchiature ha creato gravi danni per il fermo produzione.
Quali sono stati in questo caso i costi della non qualità o di spreco?

• Riparazione del danno con tecnici specializzati a carico dell’azienda che ha causato il guasto con impiego di ore per rilavorazioni, di materiali nuovi per rimediare al danno e di oneri per trasporti per le consegne dei materiali

• Costo dell’avvocato per rispondere alle lettere dello stabilimento dopo che questo aveva mandato il conto del fermo produzione.

• Rimborso delle spese per il fermo produzione richieste dal cliente .

Il tutto per un onere indicativo calcolato intorno ai € 50.000,00.

Ma l’onere che ha pesato molto di più di quello visibile è stato il costo nascosto invisibile poiché non quantificabile fino in fondo , cioè la mancanza futura di ordini di quel cliente e la grossa perdita di immagine, quindi una grave carenza verso l’esterno.

Sprechi più o meno rilevanti se ne trovano in ogni azienda.
Hai mai provato ad analizzarli e fare in modo di diminuirli?

A cura di Patrizio Gatti

Autore di : Azzerare gli Sprechi Aziendali

L’articolo è stato anche pubblicato sul blog di Bruno Editore www.giacomobruno.it

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Vediamo un esempio reale.
In una impresa metalmeccanica di carpenteria pesante che lavora su grosse commesse è stato inviato un ordine di merce al fornitore utilizzando il fax .

Il materiale spedito dal fornitore è arrivato non conforme nonostante il fax del mittente riportava i dati dell’ordinativo nel modo corretto. Il Costo del vettore era a carico dell’azienda metalmeccanica.

Cosa ha determinato in azienda la consegna di materiale sbagliato?
A causa dell’errata consegna di materiale , il magazziniere ha dovuto verificare il tutto , segnalarlo all’ufficio controllo il quale ha provveduto a compilare il dato nel determinato modulo predisposto dalla Direzione per la rilevazione delle non conformità.

L’addetto alla qualità ha comunicato il tutto all’impiegata che si occupava di acquisti la quale dopo una lunga telefonata di reclamo col fornitore ,ha scritto un fax e lo ha inviato .

Dopo qualche giorno, è arrivato il materiale giusto e qui è stato ricontrollato anche in maniera superiore al dovuto da parte del magazziniere .In questo caso da rilevare l’extra controllo per maggiore sicurezza, (questa volta il trasporto è a carico del venditore ). Costi per ore straordinarie del personale per cercare di consegnare il tutto nel più breve tempo possibile.

Nonostante le ore straordinarie, la volontà dell’azienda e dei suoi dipendenti l’errata data di consegna del fornitore ha determinato un ritardo della consegna dell’impianto da parte della carpenteria al cliente, il quale ha applicato la penale come previsto dal contratto.

Sono state fatte tante telefonate ed incontri della direzione dell’azienda metalmeccanica per scusarsi dell’accaduto e per cercare di non perdere il cliente .
Nonostante ciò la carpenteria ha avuto una perdita di immagine con conseguenze non ancora conosciute.
Quanto è stato IL COSTO?????

Quante volte si sente di casi simili . Si prendono provvedimenti per diminuire gli sprechi o per lo meno per misurarli?

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“…migliaia, milioni di individui lavorano, producono e risparmiano nonostante tutto quello che noi possiamo inventare per molestarli, incepparli, scoraggiarli. È la vocazione naturale che li spinge; non soltanto la sete di denaro. Il gusto, l’orgoglio di vedere la propria azienda prosperare, acquistare credito, ispirare fiducia a clientele sempre più vaste, ampliare gli impianti, abbellire le sedi, costituiscono una molla di progresso altrettanto potente che il guadagno.

Se così non fosse, non si spiegherebbe come ci siano imprenditori che nella propria azienda prodigano tutte le loro energie e investono tutti i loro capitali per ritrarre spesso utili di gran lunga più modesti di quelli che potrebbero sicuramente e comodamente con altri impieghi.”

Luigi Einaudi Ex Presidente della Repubblica Italiana (maggio 1948 – maggio 1955)

Credo che la citazione che trovo bellissima, dica molte cose . Non aggiungerei altro!!!

Lascio a Te ogni commento !!!

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Shigeo Shingo

Riprendo il tema degli sprechi come già iniziato nell’articolo “Sprechi Aziendali:Ma è argomento per tutte le imprese?”

Nell’articolo Avevo scritto che avremo ripreso con dei racconti reali alcuni dei quali raccontati dal Presidente della piccola cooperativa protagonista nel precedente post.

Questo semplice episodio per dire che gli sprechi si possono rilevare in qualsiasi realtà, non solo nelle grandi imprese.

Siamo a novembre 2010 in un ufficio dove tra gli altri si svolgono anche servizi commerciali.

Qui lavorano tre persone , 2 impiegate ed un responsabile commerciale .

Oltre ai computer uniche attrezzature sono stampanti ed una macchina fotocopiatrice unica che funge sia da fax che stampante .

La spia del toner della macchina stampante , fax e fotocopiatrice , segnava che l’inchiostro era in esaurimento.

Delle due impiegate che vi lavorano una crede che i Toner ci sono , l’altra crede che la collega se ne sta occupando .

Succede che la fotocopiatrice smette di funzionare.

Una di loro chiama la ditta che ha venduto la macchina fotocopiatrice che purtruppo da qualche giorno ha chiuso e non si riesce a trovare nessuno. Allora l’impiegata ha l’idea di rivolgersi ad un negozio specializzato di rigenerazione toner e cartucce .

Era mercoledì ed il commerciante dice che farà al più presto ma pensa che entro il venerdì si dovrebbe essere a posto.

In realtà il venerdì arriva una mail che dice che non è possibile la consegna dei toner e quindi questa va rimandata alla settimana dopo .

All’arrivo dei materiali essi vengono inseriti nella macchina fax fotocopiatrice , che continua però a non funzionare.

A questo punto il responsabile dell’ufficio riesce a contattare il tecnico della vecchia ditta venditrice e chiede l’intervento.

Ripassano altri 2 giorni ed il tecnico va a verificare il danno .

Egli riscontra che il toner è sbagliato in quanto manca all’interno di esso un chip che avrebbe permesso di funzionare .

Il giorno stesso viene notificato al venditore di toner riciclati il problema il quale si fa carico subito del disguido ed ordina immediatamente al suo fornitore un nuovo toner facendogli presente questa volta il problema tecnico riscontrato.

Chi ha rigenerato il toner ammette l’errore e il giorno dopo ne fa arrivare uno nuovo che finalmente permette di sistemare la questione.

Per fortuna ci sono le e-mail e gli scanner , e molte pratiche sono state sistemate grazie a questi mezzi.

Un grosso problema però si è creato ugualmente infatti un corrispondente che aveva bisogno di un preventivo per una pratica importante , aveva inviato un fax senza avvisare con e mail o telefonicamente l’ufficio commerciale.

Il fax ha memorizzato il tutto ma non era stato possibile stamparlo nel periodo utile.

Quindi si è persa l’occasione di fare una importante offerta per una sostanziale considerevole cifra .

Quanto tempo, possibilità di offerte per clienti , quindi soldi buttati per una semplice inefficienza per una una mancata accortezza nell’ordinare un Toner ???

Ora immagina una realtà più grossa anche in altri settori con altri materiali o macchinari che problematiche può creare una mancata prevenzione .

Pensi che questi esempi non siano frequenti?

Se tiriamo le somme per questo banale errore che ha creato inefficienze in ufficio, quanto è stato il costo “sconosciuto “, oltre naturalmente aver comportato una spesa per il tecnico che ha riscontrato il problema .

Credi che esempi simili in altri settori , in altre organizzazioni più grosse non accadano ?

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Il titolare di un’impresa che produce prodotti diversi in vari centri di costo, mi raccontava che ha voluto provare un sistema di incentivazione sui centri di responsabilità per i capi reparto se riuscivano a produrre diminuendo le spese di produzione minimo di un 4% .

In realtà la Direzione non ha dato nessun premio in quanto l’amministrazione non aveva fatto adeguatamente i conteggi.

Infatti quest’ultima ha inserito nel calcolo dei margini , anche costi non controllabili direttamente dai responsabili dei reparto , come le spese generali relative anche ad altri settori aziendali.

L’azienda in generale non aveva migliorato il reddito , però un responsabile di reparto era riuscito a diminuire i costi direttamente imputabili al suo centro di costo di un 5% .

Questo ha comportato che il middle management aziendale si è risentito, e in azienda si è creato l’effetto contrario a ciò che si voleva impostare .

Purtroppo non era stato capito bene il meccanismo di incentivazione ed ora l’azienda sta cercando di rimediare .

Attenzione che se vuoi improntare un sistema incentivante dovresti adottare solo il conteggio di costi gestibili dai responsabili del centro di costo .

A cura di Patrizio Gatti

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La Pianificazione Aziendale è uno strumento strategico di fondamentale importanza. Eppure,spesso è anche il primo che viene a mancare nelle piccole e medie imprese.

Anche senza pianificazione ogni impresa può andare avanti più o meno bene rincorrendo o sottostando all’andamento delle variabili di mercato.

L’azienda che invece intende diventare protagonista deve essere padrona delle proprie scelte. Applicando la Pianificazione sarai in grado di fare previsioni sulle conseguenze delle decisioni che andrai ad intraprendere per la tua impresa , e saprai in anticipo cosa comporteranno le tue scelte in modo da non essere vittima degli imprevisti .

In questo ebook ci sono esempi pratici già utilizzati in azienda. Intendo rivolgermi a tutti coloro che vogliono dare una svolta alla gestione della propria impresa, cercando di pilotare gli eventi per raggiungere gli obiettivi prefissati, ed hanno pertanto bisogno di ottenere risultati concreti.

Se ancora non sei iscritto alla mia newsletter e vuoi scaricare gratis l’anteprima clicca qui.

Per la presentazione completa dell’ebook per andare direttamente al sito dell’Editore clicca qui

A cura di Patrizio Gatti

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Da anni l’azienda produce una certa quantità di componenti ed ha sempre avuto i magazzini con un numero sufficiente di prodotti per soddisfare le esigenze della clientela.

All’azienda non mancava l’utile finale netto anzi, questo è sempre stato congruo con il fatturato.
Negli ultimi 2 anni tuttavia c’è stato un guadagno in parte dovuto ad un aumento sproporzionato della produzione di prodotti che giacciono in magazzino.

Purtroppo il responsabile dell’officina continuava a far produrre con la massima efficienza prodotti finiti, con la speranza che prima o poi le vendite ritornassero come qualche tempo prima .
In pratica l’impresa acquistava materie prime , il personale produceva nonostante il mercato si era fermato.

Il risultato ?
Aumento del capitale circolante netto operativo quindi diminuzione di liquidità con incremento dell’indebitamento verso fornitori e verso banche.

Con l’analisi economica finanziaria con l’utilizzo del software Top Value si è riscontrato che l’azienda ha ottenuto uno scoring finanziario buono .

Nel 2009 ,prendendo come paragone la scala tipo Standard & Poors ha ottenuto A+ (alta affidabilità creditizia) mentre nel 2010 BB+(buona attendibilità creditizia) .

Storicamente l’azienda aveva avuto sempre indici di bilancio buoni quali il debt equity ratio vicino all’1 il che significa che il rapporto tra indebitamento e capitale proprio è molto buono , e la leva finanziara positiva che è la differenza tra ROI e ROD. Questo confronto è basilare per decidere la convenienza o meno a sovvenzionare gli investimenti con finanziamenti esterni.

Ora ,per evitare di entrare troppo nel dettaglio dell’analisi , una cosa importante però che ho detto all’imprenditore la voglio ricordare :

“Se non puoi fare andare fuori la merce e non hai ordini in corso per i tuoi prodotti finiti, evita di produrli, altrimenti l’azienda si troverà ad adoperare liquidità che potrebbe utilizzare per altre attività.”

Come per l’azienda in questione poi ci si ritrova a chiedere alle banche un finanziamento per ripristino della liquidità .

A cura di Patrizio Gatti

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Come non perdere il controllo economico- finanziario dell’azienda

Nel marzo 2011 ho avuto un colloquio con il responsabile amministrativo di una piccola azienda che mi ha contattato per avere un parere sulla tipologia di finanziamento da richiedere per affrontare un investimento importante.

L’Azienda del settore metalmeccanico con circa 35 dipendenti da qualche anno ha cominciato ad analizzare i dati aziendali tramite alcuni strumenti del controllo di gestione coadiuvato da report mensili sull’andamento economico e finanziario.

Durante la conversazione il dirigente mi dice che l’attenzione verso il controllo gestionale e la sua applicazione nella loro organizzazione li ha “salvati” durante questi 2 anni di contrazione dei loro fatturati, poiché l’attenta pianificazione economica finanziaria li ha facilitati a scorgere anche particolari che prima non vedevano.

Il direttore amministrativo ha detto che l’azienda è riuscita a rimuovere e tagliare il superfluo ottenendo un risparmio sostanziale.

Inoltre l’impresa è riuscita anche a non superare i limiti di spesa determinati in sede di previsione e, grazie a questo e ad una corretta programmazione delle attività, è riuscita altresì a mantenere tutti i posti di lavoro.

Il loro principale controllo consisteva in un budget annuo economico predisposto e poi proporzionato su base mensile. Il Budget è una visione d’insieme di obiettivi prefissati effettivamente raggiungibili tradotti in numeri e quindi costi da sostenere durante l’anno futuro e ricavi da conseguire.

In questo caso l’azienda si era preposta in sede di budget di diminuire le spese evitabili.

Per verificare che ciò accadesse ogni mese veniva eseguito un report dei costi e dei ricavi ed era messo a confronto lo scostamento tra gli importi pianificati ed il reale effettivamente conseguito.

Per di più oltre alla verifica economica veniva aggiunto il controllo della liquidità tramite il budget di tesoreria trimestrale, cioè una pianificazione delle entrate e uscite previste di tre mesi in tre mesi, prevedendo in anticipo i movimenti e gli utilizzi dei fidi bancari.

Esaminando poi i dati di bilancio mi son reso conto che effettivamente l’azienda, nonostante la diminuzione del volume d’affari era riuscita a mantenere buoni gli indici economici e finanziari più significativi, e questo ha premiato l’impresa anche a livello di rating bancario per l’ottenimento di quel finanziamento per il quale mi hanno chiesto un parere.

Questo caso mi ha dimostrato ancora una volta quanto può essere importante amministrare l’azienda con l’ausilio sempre costante della pianificazione aziendale sia in momenti difficili che in momenti più agevoli.

E tu applichi nella tua azienda la pianificazione aziendale con il budget economico e il budget di tesoreria?

A cura di Patrizio Gatti
Autore di Amministrare l’Azienda

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Questo articolo è stato pubblicato il 10 giugno 2011 sul blog www.giacomobruno.it

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La risposta a volte sembra scontata e logica per chi lavora nel settore amministrativo o nel controllo gestionale , ma non lo è così tanto per chi è abituato a stare sul campo , ad innovare, sudare e rischiare per portare a casa dei risultati che spesso non vede , ovvero all’imprenditore .

Il guadagno che proviene dal bilancio è totalmente “nominale” e sarà tale fino a quando non ci saranno gli incassi.

Quindi nell’impresa i flussi finanziari (entrate ed uscite) sono la concretizzazione del risultato delle vendite.

Basta pensare ad una impresa che abbia venduto le sue merci o servizi a credito e non abbia incassato ed ha ottenuto un risultato economico positivo. Grazie a questa situazione ,in più si troverà da pagare le tasse e non ha il denaro in cassa .

Il controllo dei movimenti monetari dunque si rende importante per capire le dinamiche finanziarie ed anticiparle .

Questa è una funzione che dovrebbe essere gestita direttamente in azienda dal responsabile finanziario e non dovrebbe essere casuale ma dovrebbe diventare una procedura di pianificazione e controllo da attuare periodicamente .

Il Budget di cassa può rappresentare uno dei documenti principali del processo di pianificazione delle disponibilità monetarie.

Tra le voci principali oltre ai saldi bancari al momento in cui si decide da far iniziare la elaborazione , occorre inserire:
• gli incassi in funzione delle vendite e delle condizioni di scadenza concesse, tenendo conto dei crediti precedenti ancora da scadere o già scaduti
• i debiti verso i fornitori per i pagamenti relativi agli acquisti a seconda delle tempistiche di dilazione concordate , tenendo presente i debiti già esistenti

• le scadenze previste o stimate di tutti gli altri pagamenti
( retribuzioni personale, rate da pagare finanziamenti, tasse)

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Ormai sembra tutto ruotare intorno a Facebook e anche agli altri social network, aggiungo io, come per esempio Twitter.

I controlli dovrebbero essere operati a livello centrale, al fine di trovare informazioni su possibili evasori.

Prendo spunto da un interesante articolo apparso su www.eutekne.info il Quotidiano del Commercialista del 15 marzo 2011, nel quale si dice che entro una settimana l’attività di accertamento da parte dell’Amministrazione finanziaria si realizzerà anche attraverso i social network.

La notizia si è appresa all’inaugurazione della nuova sede regionale dell’Agenzia a Trieste .
L’Amministrazione finanziaria farà suo il modello già adottato da diversi Stati americani.

I controlli saranno operati a livello centrale, al fine di trovare informazioni
su possibili evasori.

Uno degli obiettivi sembrerebbe anche quello di utilizzare Facebook e altri social network per instaurare
un nuovo dialogo con i cittadini, puntando ad aprire una sorta di sportello on line:

“L’ottica rimane quella di focalizzare l’attenzione su come il soggetto spende, non per il fatto che spende, ma per vedere se ha dichiarato”.

Fonte : (I controlli delle Entrate sbarcano su Facebook www.eutekne.info – Michela Damasco )

Cosa ne pensi del rischio di invadere un po’ troppo la privacy dei contribuenti ???

Pensi invece che sia un’ iniziativa utile?

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