Come garantire il successo di un progetto con il lavoro di squadra

Senza un buon lavoro di squadra qualunque progetto è destinato a fallire. “Bella scoperta!” è il primo pensiero. Vero, ma quante volte la costituzione e la gestione della squadra vengono considerati un punto prioritario dall’azienda e dallo stesso Project Manager?

Spesso a prevalere sono gli aspetti di budget, la tempistica o le risorse tecniche e la cura e il presidio del lavoro del team passano in secondo piano, dimenticando che solo un consapevole ed adeguato coinvolgimento delle risorse umane impegnate permetteranno non solo di ottimizzare tempi e costi ma anche di prevenire problematiche o di risolverle con maggiore efficacia.

Quali sono i punti di attenzione che dovranno essere tenuti presente? Innanzitutto, una volta selezionati in base alle competenze necessarie, i membri del Team dovranno identificarsi in questa dimensione organizzativa, pertanto sarà necessario prevedere la costituzione formale del Team che andrà comunicata all’insieme delle componenti aziendali chiarendo le responsabilità assunte da ognuno e il tipo di relazioni che verranno mantenute.

Un altro aspetto importante da chiarire fin da subito è che l’attività di progetto, pur avendo carattere temporaneo può diventare prevalente rispetto al lavoro di routine svolto da ciascuno. E questa è la prima consapevolezza che ognuno dovrà maturare: “gli obiettivi del progetto sono prioritari rispetto al mio lavoro di tutti i giorni?”. La risposta non può essere soggettiva, evidentemente, ma deve essere stata valutata dall’organizzazione e dal Project Manager in modo da evitare conflitti di qualunque natura con il superiore gerarchico della risorsa.

Costituito il Team, ci si dovrà preoccupare della gestione della rete di comunicazioni interne ed esterne, per garantire a tutte le persone coinvolte di conoscere lo stato di avanzamento del Progetto quasi in tempo reale ed evitare quegli scostamenti nei tre parametri fondamentali “costo – tempo – risorse” che possono pregiudicare il buon esito del Progetto.

È poi necessario favorire il senso di appartenenza al Team di Progetto di tutte le persone impiegate e ciò richiede una specifica attenzione alle modalità di gestione del rapporto sia individuale, sia del gruppo.

Prima di tutto sarà necessario uniformare il linguaggio tecnico di ciascuno rendendolo comprensibile a tutti i membri, chiarire ruoli e responsabilità individuali ed assimilare correttamente gli obiettivi da conseguire in modo che esistano uno scopo chiaro, valori ed obiettivi condivisi.

Occorre creare una sfida che impegni e motivi le persone a lavorare insieme, elaborando un “patto” del Team che formalizzi gli impegni reciproci: cosa realizzare, perché è importante e come operare insieme.

L’attenzione del Project Manager si incentrerà quindi sullo sviluppo delle abilità, attraverso un feed-back orientato a sviluppare capacità, fiducia in sé stessi e responsabilizzazione in tutti i componenti del Team.

E, infine, occorrerà anche riconoscere e premiare lo spirito di squadra con iniziative che sottolineino i successi conseguiti, se possibile ruotare i ruoli per creare flessibilità, introdurre cambiamenti e costruire nuove competenze (empowerment) ma anche maturare la capacità di gestire le situazioni conflittuali come opportunità di arricchimento costruttivo per tutti.

A cura di Bruna Ferrarese

Autrice di Comunicazione Assertiva e Project Management

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Come l’assertività sul lavoro crea persone felici e aziende eccellenti

Il rapporto diretto esistente tra l’eccellenza della prestazione dei collaboratori e la capacità competitiva espressa da un’azienda è ampiamente condiviso da tutti gli esperti ed operatori.

Assodato che le persone non lavorano solo per denaro, tutte le teorie motivazionali considerano come oggetto del loro studio i desideri dell’uomo e tentano di individuare i motivi che possono stimolare in loro il desiderio di lavorare al meglio.

I risultati di tali studi indicano che, in generale, alle persone piace di più lavorare in modo creativo, con intelligenza e responsabilità e offrendo queste condizioni di lavoro le organizzazioni risultano molto più produttive.

Se concordiamo con il presupposto che lavorare con piacere permette di lavorare bene, risulta di fondamentale importanza gestire correttamente il “modello relazionale” presente in un’organizzazione aziendale. Infatti, i lavoratori apprezzano un ambiente professionale se esiste una buona qualità di rapporto con e tra il management, se possono essere orgogliosi dell’attività svolta dalla società (immagine, reputazione, impegno sociale, etica, qualità dei prodotti-servizi) e se l’ambiente relazionale è amichevole e improntato alla collaborazione di gruppo.

Un’azienda che opera la scelta di favorire una comunicazione assertiva pone i presupposti per generare un ambiente di lavoro nel quale le persone trovano benessere, ovvero risposta ai loro bisogni e condivisione dei valori umani più profondi e ciò si traduce in una serie di concreti benefici anche ai fini della capacità competitiva dell’impresa.

Un diffuso senso di rispetto reciproco fra le persone, a prescindere dal ruolo gerarchico ricoperto, favorisce la possibilità di gestire costruttivamente i conflitti. Esprimere la propria opinione in modo manifesto non viene vissuto infatti come un “azzardo” che può mettere l’interessato in cattiva luce, bensì come l’opportunità di verificare nuove e più creative soluzioni ai problemi.

Evitare la critica tacita ed implicita significa rendere più produttivi i confronti e molto più efficaci le soluzioni adottate. Per non parlare dei risparmi di tempo (basti pensare a tutto quello che viene impiegato nelle aziende per alimentare la “critica da corridoio”) consentiti dalla possibilità di far valere le idee personali o difendere apertamente alcuni valori.

In un’azienda che comunica assertivamente, inoltre, gli obiettivi professionali di ciascuno sono chiaramente definiti e accettati o negoziati dai collaboratori stessi. Così come viene esplicitato il livello di prestazione atteso da ognuno e la qualità del lavoro viene apprezzata e riconosciuta in modo palese. In questo modo le persone colgono chiaramente il valore del loro contributo al successo dell’impresa e sono stimolate a ricercare produttive sinergie e ad offrire collaborazione ai colleghi.

Il modello relazionale assertivo, partendo dal fondamento del reciproco rispetto, consente una concreta valorizzazione del “capitale umano”, risorsa strategica di ogni azienda, e offre ai “capi” la possibilità di ispirarsi ad una leadership al servizio del gruppo e non sul gruppo.

Il cambiamento da operare può essere faticoso, perché mette in discussione cattive abitudini che – purtroppo – a volte sono molto radicate nel tessuto culturale dell’azienda, ma i risultati che è possibile ottenere sono talmente positivi, sotto tutti i punti di vista, che mi sento di sostenere che ne vale assolutamente la pena!

A cura di Bruna Ferrarese

Autrice di Comunicazione Assertiva

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Per l’ azienda è stato un importante momento di riflessione non solo per analizzare la situazione attuale e vedere in concreto le inefficienze e i punti di debolezza ma anche uno stimolo per impostare un percorso di miglioramento continuo.

Abbiamo capito che il sistema più rapido e sicuro per identificare i vari aspetti della struttura che presentavano carenze era quello di rivolgersi direttamente ai collaboratori interessati, ossia a coloro che ogni giorno “vivono l’ azienda”.

Essi infatti sanno quale metodo di lavoro applicano, sono in grado di porre in luce pratiche di lavoro non corrette o metodi inadeguati ma soprattutto possono suggerire miglioramenti concreti alla Direzione.

Grazie alla collaborazione del personale amministrativo e degli addetti alla produzione i risultati dell’ intervento sono stati molto positivi.

La produzione risulta più snella e fluida, subisce molto meno rallentamenti ed anche gli sprechi e le inefficienze dovute ad esempio a ritardi di consegne di merce si sono ridotti al minimo.

Il personale è molto più motivato, coinvolto e partecipe; l’ ambiente di lavoro è sereno e confortevole ma soprattutto tutti convergono verso un’ un’ unico obiettivo: stringere i denti per sopravvivere alla crisi e rimanere competitivi sul mercato.

Certo questo è soltanto l’ inizio, ma il cammino intrapreso è nella giusta direzione!

Occorre impegnarsi per evitare di gettare al vento quanto raggiunto, è necessario continuare a monitorare il flusso produttivo tramite gli strumenti di contabilità analitica e tramite il controllo dei costi nascosti con budget, previsioni e controllo degli scostamenti periodici.

Solo in questo modo si riesce a massimizzare il valore aggiunto prodotto dal singolo lavoratore, a ridurre i tempi di consegna e le attese varie, ad aumentare la produttività e la qualità del prodotto…….insomma si riesce a migliorare l’ efficienza e la flessibilità dell’ azienda.

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A cura di Dott.ssa Alessandra Gervasi Ufficio Finanziamenti Plan Consulting

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Le risorse umane e la valorizzazione delle competenze personali sono sicuramente elementi chiave per una strategia di crescita aziendale.

Se a ciò aggiungiamo un pizzico di competitività la ricetta è vincente.

Mi riferisco ovviamente ad una competizione “sana”, cioè a quella competizione che porta ad elaborare nuove idee, nuovi prodotti, nuovi servizi…..porta insomma alla soluzione migliore.

Se le persone, al contrario, sono animate da una competizione “non – sana” si osteggiano l’ una con l’ altra, non collaborano, si rinfacciano eventuali inefficienze con gravi ripercussioni sull’ azienda in termini di minor efficienza e cattivi servizi.

Affinché si crei un ambiente di sana competitività occorre innanzitutto condividere gli obiettivi aziendali:

tutti dovrebbero lavorare cercando di convergere verso un’ unico obiettivo; monitorare i colleghi affinché si impegnino per il raggiungimento degli obiettivi comuni; offrire il proprio contributo a chi ne ha bisogno essendo consapevoli che i risultati maggiori si ottengono con il lavoro di squadra ed infine trasformare la competitività in progettualità.

Solo così tutti potranno trarne benefici in primis l’ azienda che riversa la competitività all’ esterno nei confronti dei concorrenti.

continua…………….

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Vorrei parlare di coesione e spirito di gruppo, dimensione che è risultata marcatamente positiva nell’ azienda analizzata. Un’ azienda per essere efficace ed efficiente ha bisogno di creare al suo interno un gruppo di lavoro coeso e ben affiatato.

Troppo spesso infatti si cade nell’ errore di attribuire eccessiva importanza alla formazione professionale e tecnica trascurando le risorse personali di ciascun individuo appartenente all’ azienda.

Per creare un team di lavoro efficace non esistono ricette magiche.
Occorre lavorare affinché si consolidino nel corso del tempo i rapporti e i giusti equilibri interni. Tra le diverse iniziative che si possono attuare un ruolo importante è rivestito dalla formazione del personale.

La formazione non è un intervento ma bensì un percorso e come tale va strutturato coinvolgendo l’ organizzazione nel suo insieme partendo però dal singolo. Nell’ intervento tipo considerato la formazione è avvenuta sul “miglioramento continuo” (Kaizen) e sui “costi della non qualità” allo scopo di diminuire i costi per errori e sprechi, migliorare la qualità dei prodotti e rendere l’ ambiente di lavoro più sereno e confortevole.

Per il raggiungimento del miglioramento continuo ci siamo basati sul metodo delle “4M”: - Manodopera: persone adeguatamente motivate hanno una produttività superiore. - Macchine: è necessario che tutti coloro che lavorano alla produzione contribuiscano ad aumentare la produttività dei macchinari, analizzando e segnalando eventuali inefficienze. - Materiali: è determinante segnalare ed individuare le perdite per rottamazione e difettosità.

- Metodi: semplificare il più possibile i metodi e le procedure lavorative eliminando le attività senza valore aggiunto. La formazione sui costi della non qualità è stata fatta soprattutto al reparto amministrativo allo scopo di far conoscere i costi nascosti, ossia tutti quei costi che derivano da inconvenienti, inefficienze, non conformità ecc.

Ad esempio un ritardo di consegna di merce da parte del fornitore può procurare un fermo della produzione, un reclamo di un cliente che non si vede consegnare il lavoro in tempo può sottoporci all’ applicazione di una penale, perdite di tempo da parte del personale per sollecitare tramite telefono ,fax, e-mail i materiali in ritardo e molti altri ancora.

Se si cerca di colmare queste inefficienze l’ azienda può risparmiare un sacco di soldi. Sicuramente la formazione del personale da sola può fare poco ma se viene inserita all’interno di un vero e proprio progetto offre sicuramente un grande contributo per la crescita e lo sviluppo dell’ azienda.

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Nell’ estate 2010 siamo intervenuti in una piccola azienda manifatturiera che avvertiva la necessità di rendere la struttura più efficace ed efficiente ed il flusso produttivo più snello, meno macchinoso.

Accanto agli strumenti tradizionali di contabilità analitica, budget, previsioni e controllo degli scostamenti, abbiamo affiancato una analisi e valutazione del clima in azienda.

Sono emerse interessanti osservazioni sull’ importanza della comunicazione in azienda, sulla sicurezza sul luogo di lavoro, sulla partecipazione alla vita dell’ azienda, sui rapporti con i colleghi e i superiori , sulla coesione e spirito di gruppo…..tutti aspetti che meritano qualche approfondimento.

• Importanza della comunicazione in azienda
  

Inutile dire che oggi la comunicazione ha un ruolo essenziale non solo nei rapporti interpersonali ma anche, e soprattutto, all’ interno di qualsiasi realtà aziendale.

La comunicazione interna è infatti “linfa vitale”, uno strumento essenziale per rendere l’ organizzazione efficace ed efficiente.

Come sostiene Domenico De Masi , “ l’impresa è comunicazione perchè è stata proprio la comunicazione nel lavoro a determinare la nascita dell’impresa”.
Non è sempre facile sviluppare una buona comunicazione all’ interno dell’ azienda.

Ingrediente fondamentale è impegno e coesione tra tutti i componenti, dai dipendenti alla dirigenza.

A tale scopo è importante sviluppare due tipi di comunicazione, una comunicazione top – down, dove il flusso delle informazioni va dall’ alto verso il basso, ed una comunicazione botton – up , ossia in senso opposto, dal basso verso l’ alto.

Il massimo per un’ azienda è realizzarle entrambe.

Per la prima è necessario organizzare spesso, magari una volta alla settimana, riunioni tra manager, collaboratori ed impiegati per renderli partecipi della vita dell’ azienda;

per la seconda è utile formulare questionari, incontri individuali in modo da ascoltare le esigenze e raccogliere suggerimenti.

Non dimentichiamoci che con internet adesso è tutto più semplice….si possono inviare e-mail, trasferire file o addirittura organizzare riunioni in linea.
Non sempre tutto questo è possibile soprattutto per mancanza di tempo…..sacrificare qualche ora alla produzione sembra un sacrilegio!

Nel caso esaminato siamo abbastanza soddisfatti, risulta una buona comunicazione ma ci ma ci sono ancora ampi margini di miglioramento ad esempio attraverso l’ impiego di nuove metodologie ( meno cartacee e più informatizzate) che la rendono più tempestiva evitando così perdite di tempo e dimenticanze.

Nel prossimo articolo andremo a vedere quanto è emerso sulla sicurezza aziendale

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Esaminiamo in questa puntata  il caso dello sviluppo aziendale tramite business non complementari.

L’impresa può infatti decidere di entrare in determinati segmenti di mercato, non perché tra loro sinergici e complementari, ipotesi che abbiamo considerato nella precedente parte di questo articolo, ma semplicemente perché i dati in possesso evidenziano trattarsi di business in fase di sviluppo.

Se, ad esempio, la holding di una casa costruttrice di autoveicoli decide di entrare nel segmento dei gioielli, sarà ovviamente difficile evidenziare delle sinergie, delle complementarietà tra i due segmenti.
Nonostante ciò, questo tipo di strategia può essere ugualmente utile, sotto diversi profili.
Intanto, diversificare le proprie aree di attività torna spesso utile in situazioni di crisi.
Sopratutto in Italia, queste ultime non riguardano mai, indifferentemente, tutti i settori, essendoci quelli in recessione e quelli in crescita, anche nella stessa fase economica.
Quando poi la situazione sia comunque positiva, entrare in settori con maggior redditività, comporta ovvi vantaggi.

La strategia dell’ingresso in nuove aree di business deve soprattutto osservare una regola fondamentale, in chiave di marketing: è importante non sovrapporre marchi, loghi ed, in sintesi, un brand, con settori che non centrano nulla l’uno con l’altro.
Se l’impresa si è ben posizionata, in termini di brand, di immagine, e di quota di mercato, in un determinato segmento, utilizzare lo stesso per business diversi potrebbe provocare qualche problema d’identificazione, da parte della clientela.
Meglio sviluppare brand, loghi e marchi diversi.

Le diverse aree di business, potranno comunque essere ricondotte ad un comune “cappello”, costituito da una holding, o da un marchio comune.

Se Rolex decidesse di dedicarsi al segmento degli orologi “per tutti”, piuttosto che all’immobiliare, certo farebbe male a sovrapporre il suo attuale marchio e logo.
La cosa potrebbe essere controproducente anche per l’attuale segmento, in quanto gli attuali clienti potrebbero veder sminuita l’immagine di qualità del prodotto, sinora acquistato.

Infine, un cenno sugli aspetti organizzativi, per ricordare che, per realizzare le strategie di diversificazione, si possono costituire appositi settori ed imprese, o rilevare quelle già operative nel settore.
Nel caso di business numericamente al di sotto di certi livelli quantitativi, ad esempio in termini di fatturato, un’unica impresa potrà agevolmente occuparsi delle varie aree di business, strutturando diversi settori aziendali, eventualmente diverse direzioni.
Al di sopra di certi livelli, spesso diviene opportuno costituire apposite imprese, o società, partecipate da una holding, posta al vertice dell’organizzazione complessiva.

A Cura di Gian Piero Turletti

Autore di “Progetto Azienda”

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Un’efficace strategia d’impresa consiste nello svilupparla per linee orizzontali.

Ma cosa significa questo?

Molto semplicemente, possiamo dire che l’impresa in questo caso entra in nuovi business, affiancandoli a quelli tradizionalmente gestiti.
In termini di marketing questa strategia, tradizionalmente, si suddivide nelle due tipologie:

* Nuovo mercato-nuovo prodotto
* Vecchio mercato-nuovo prodotto.

Si tratta, infatti, di entrare in nuovi segmenti di mercato, sotto il profilo dell’offerta, ma questo si può realizzare sia rivolgendosi a clienti già acquisiti, se interessati alla nuova tipologia di prodotto/servizio offerta, sia a clienti ancora da acquisire.

Rispetto a questa classica bipartizione, se ne possono però considerare altre, che meglio di quella tradizionale consentono di evidenziare eventuali vantaggi per l’impresa, soprattutto dal punto di vista dello sviluppo del fatturato e, più in generale, delle entrate.

Una fondamentale distinzione è quella tra business sinergici e complementari e business che non hanno tali caratteristiche.
Sviluppare business sinergici e complementari significa occuparsi di prodotti o servizi, che sono complementari a quelli tradizionali dell’impresa.
La sinergia si sviluppa nel senso che i prodotti tradizionali favoriscono lo sviluppo del fatturato anche sui nuovi, e la stessa cosa avviene per i nuovi grazie a quelli tradizionali.

Alcuni esempi chiariranno meglio i concetti esposti.
Pensiamo, innanzi tutto, al business assicurativo, che spesso si affianca ai prodotti finanziari.
Chi è interessato a sottoscrivere una polizza assicurativa spesso è interessato, infatti, anche a prodotti finanziari, sotto il profilo dell’investimento.

Tipico il caso della polizza vita, che costituisce un prodotto già di per sé finanziario, anche se con spiccate caratteristiche previdenziali.
L’esigenza del cliente, infatti, è soprattutto quella di garantirsi un certo reddito-capitale, e può quindi essere ricondotta ad altre tipologie di prodotto, più spiccatamente finanziarie.

Ma pensiamo anche alle polizze dei rami danni.
Chi vuol garantirsi una certa sicurezza contro possibili imprevisti, è di solito interessato anche a prodotti rivolti alle esigenze finanziarie, e simmetricamente dicasi per il sottoscrittore di prodotti finanziari.
Lo sviluppo di questi ultimi, peraltro, può affiancarsi anche a prodotti non rivolti all’investimento, ma a chi, invece, necessita di un finanziamento.

Ma pensiamo non solo al cliente singolo, privato, ma anche all’impresa.
Tradizionalmente, chi ha offerto una polizza di copertura di rischio del credito alle imprese, ha poi trovato agevole proporre eventualmente anche un servizio d’intermediazione, collegato alla ricerca di finanziamenti per la stessa.
Essenzialmente, possiamo quindi parlare di business sinergico sopratutto se, rivolgendosi alla stessa tipologia di clientela, possiamo soddisfare esigenze diverse di quest’ultima, tramite l’offerta di prodotti/servizi diversi da quelli tradizionali.

Se gli esempi dianzi indicati sono evidenti, talora un rapporto sinergico può svilupparsi tra aree di business, solitamente considerate nettamente differenziate.

Pensiamo, ad esempio, al settore automotive ed a quello assicurativo.
Eppure, la connessione può esserci, e talora permette al fatturato davvero di decollare.
E’ anche la strategia seguita, anni fa, dalla FIAT.
Chi acquista un veicolo deve, intanto, sottoscrivere una polizza RC auto, obbligatoria per legge.

Ecco, quindi, che l’offerta anche di tale servizio al medesimo cliente costituisce una strategia integrata e sinergica, che può portare ad ulteriori sviluppi.
Una volta acquisito tramite il prodotto RC auto, il cliente può poi essere visitato da un consulente assicurativo, che gli potrebbe offrire una serie di prodotti integrativi, dalla copertura per la casa, a polizze vita, sino ad arrivare a prodotti finanziari.

Ma lo sviluppo può riguardare anche un cliente impresa.
Questa può essere acquisita quale cliente, cui vendere il parco autoveicoli, e di qui il passo è breve, per arrivare alla copertura assicurativa dei medesimi e, ovviamente, per coperture assicurative sull’impresa.
All’imprenditore, ancora una volta, si potranno poi offrire prodotti integrativi, che lo riguardano come privato.

La prossima volta, esamineremo il caso offerto da business non complementari.

A Cura di Gian Piero Turletti

Autore di “Progetto Azienda”

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A seconda del management d’impresa ci sono vari sistemi di leadership dentro ai quali non mi addentro poichè troviamo videocorsi , libri , ebook ottimi sull’argomento

Ci sono molti videocorsi autorevoli come Leadership (Videocorso DVD)di Giacomo Bruno

oppure libri , come il mio preferito che ho letto per la prima volta circa 11 anni fa è Scopri il leader che è in te -Dale Carnagie

Basta andare nel sito www.giardinodeilibri.it e cercare Leader trovi best seller sull’argomento .

Comunque ritornando a questo articolo il mio messaggio è solo questo :

“Fermo restando i risultati più o meno positivi , io considero leader solo chi si assume sia i meriti che i demeriti dei suoi collaboratori è troppo facile dire ” siamo stati bravi , Noi abbiamo fatto “ quando c’è un merito ,invece quando c’è un demerito dire “ha sbagliato, ha fatto ”
Per questo mi sono fatto due risate a vedere questo video di Gigi Proietti che mi sembra rispecchiare ciò che voglio dire

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Ciao e…fammi sapere le tue impressioni con un commento

A presto

Patrizio Gatti

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