Shigeo Shingo

Riprendo il tema degli sprechi come già iniziato nell’articolo “Sprechi Aziendali:Ma è argomento per tutte le imprese?”

Nell’articolo Avevo scritto che avremo ripreso con dei racconti reali alcuni dei quali raccontati dal Presidente della piccola cooperativa protagonista nel precedente post.

Questo semplice episodio per dire che gli sprechi si possono rilevare in qualsiasi realtà, non solo nelle grandi imprese.

Siamo a novembre 2010 in un ufficio dove tra gli altri si svolgono anche servizi commerciali.

Qui lavorano tre persone , 2 impiegate ed un responsabile commerciale .

Oltre ai computer uniche attrezzature sono stampanti ed una macchina fotocopiatrice unica che funge sia da fax che stampante .

La spia del toner della macchina stampante , fax e fotocopiatrice , segnava che l’inchiostro era in esaurimento.

Delle due impiegate che vi lavorano una crede che i Toner ci sono , l’altra crede che la collega se ne sta occupando .

Succede che la fotocopiatrice smette di funzionare.

Una di loro chiama la ditta che ha venduto la macchina fotocopiatrice che purtruppo da qualche giorno ha chiuso e non si riesce a trovare nessuno. Allora l’impiegata ha l’idea di rivolgersi ad un negozio specializzato di rigenerazione toner e cartucce .

Era mercoledì ed il commerciante dice che farà al più presto ma pensa che entro il venerdì si dovrebbe essere a posto.

In realtà il venerdì arriva una mail che dice che non è possibile la consegna dei toner e quindi questa va rimandata alla settimana dopo .

All’arrivo dei materiali essi vengono inseriti nella macchina fax fotocopiatrice , che continua però a non funzionare.

A questo punto il responsabile dell’ufficio riesce a contattare il tecnico della vecchia ditta venditrice e chiede l’intervento.

Ripassano altri 2 giorni ed il tecnico va a verificare il danno .

Egli riscontra che il toner è sbagliato in quanto manca all’interno di esso un chip che avrebbe permesso di funzionare .

Il giorno stesso viene notificato al venditore di toner riciclati il problema il quale si fa carico subito del disguido ed ordina immediatamente al suo fornitore un nuovo toner facendogli presente questa volta il problema tecnico riscontrato.

Chi ha rigenerato il toner ammette l’errore e il giorno dopo ne fa arrivare uno nuovo che finalmente permette di sistemare la questione.

Per fortuna ci sono le e-mail e gli scanner , e molte pratiche sono state sistemate grazie a questi mezzi.

Un grosso problema però si è creato ugualmente infatti un corrispondente che aveva bisogno di un preventivo per una pratica importante , aveva inviato un fax senza avvisare con e mail o telefonicamente l’ufficio commerciale.

Il fax ha memorizzato il tutto ma non era stato possibile stamparlo nel periodo utile.

Quindi si è persa l’occasione di fare una importante offerta per una sostanziale considerevole cifra .

Quanto tempo, possibilità di offerte per clienti , quindi soldi buttati per una semplice inefficienza per una una mancata accortezza nell’ordinare un Toner ???

Ora immagina una realtà più grossa anche in altri settori con altri materiali o macchinari che problematiche può creare una mancata prevenzione .

Pensi che questi esempi non siano frequenti?

Se tiriamo le somme per questo banale errore che ha creato inefficienze in ufficio, quanto è stato il costo “sconosciuto “, oltre naturalmente aver comportato una spesa per il tecnico che ha riscontrato il problema .

Credi che esempi simili in altri settori , in altre organizzazioni più grosse non accadano ?

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In altri tempi migliori proprio come mi diceva uno di loro del settore meccanico , per migliorare la produzione ,non avrebbe esitato ad acquistare un mucchio di attrezzature nuove spendendo un gran quantità di soldi.

Inoltre egli mi diceva che avrebbe potuto anche verificare la fattibilità di strumenti per recuperare del denaro per gli investimenti in macchinari come per esempio con la Tremonti Ter oltre che alle altre agevolazioni offerte dalla regione e dalla comunità europea .
Nonostante ciò però ,cosa comune a molte imprese in questo particolare momento egli ha timore di acquistare macchinari  costosi . Il dirigente è consapevole che non avrebbe ottenuto l’innovazione nella produzione ma preferisce non rischiare evitando di andare a chiedere finanziamenti in questo momento di credit crunch . Dopo avergli consigliato di valutare tutti i pro e i contro con delle pianificazioni finanziarie , gli ho suggerito comunque di adottare la metodologia del KAIZEN, il miglioramento continuo passo passo , con il quale si cerca di migliorare il più possibile ciò che abbiamo già , evitando al massimo gli sprechi .
Il Kaizen ti porta a fare migliorie usando buon senso, e inventiva per far si che ogni giorno si produca un certo miglioramento all’interno dell’azienda . Per Lavorare in un’ottica Kaizen occorre il coinvolgimento di tutto il personale oltre che una metodologia precisa sull’analisi dei fatti. Per farla breve tutte l’ attività di miglioramento continuo e di innovazione sono importanti ed essenziali all’impresa che vuole migliorarsi nel tempo sia a livello di costi sia per ottimizzare la qualità dei propri prodotti. Se per qualsiasi motivo ,però, si rimanda l’innovazione , potrebbe essere utile avvicinarsi sin da subito al Kaizen… Per ricevere le nostre novità e i nostri aggiornamenti  iscriviti alla newsletter di PlanConsulting.it Per rimanere aggiornato con questo blog iscriviti ai Feed RSS E tu cosa ne pensi ? Lascia il tuo commento

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Per questo fine può essere utile il diagramma di Gantt .

Il Diagramma di Gannt così come definito in wikipedia.org ” è uno strumento di supporto alla gestione dei progetti, così chiamato in ricordo dell’ingegnere statunitense che si occupava di scienze sociali che lo ideò nel 1917, Henry Laurence Gantt”

Questo tipo di rappresentazione grafica è molto utile per visualizzare in modo semplice le diverse attività, mettendo in chiaro la durata e l’avanzamento di un progetto. Il diagramma può essere anche integrato con altre informazioni, quali per esempio la percentuale di compimento delle attività .

Il controllo continuo dell’avanzamento dei lavori , permette di avere dati a consuntivo su quanto già fatto e induce a metodiche previsioni sul rispetto dei tempi di consegna portando anche a individuare le azioni correttive necessarie per rimanere negli obiettivi preventivati .

Come si possono essere misurati  tali correttivi?

Per esempio tramite alcuni indicatori che determinano l’avanzamento dei lavori come il numero di attività eseguite ,ultimate e non , oppure indici che specificano la quantità di materie e le ore di manodopera impiegate nelle commesse. Spesso la scelta del parametro o parametri da utilizzare ,va in base alla caratteristica del tipo di produzione della commessa .

Nel caso in cui si ha una produzione dove è determinante la manodopera col diagramma di Gannt si può paragonare il consuntivo con il preventivo (così come risulta nell’immagine sopra) .

Si desumerà inoltre come sta andando la commessa e se è necessario riprogrammare le tempistiche per rimanere nell’obiettivo preventivato inizialmente.
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Quando vado in alcuni tipi di azienda a fare consulenza a volte mi ritrovo a parlare e suggerire di applicare il KAIZEN, metodo giapponese che si intende “Miglioramento Continuo Passo Passo,” In sostanza puoi pensare ad un atteggiamento col quale ogni cosa che stai realizzando, la puoi fare meglio.

Il Kaizen a me è piaciuto come filosofia gestionale poiché coinvolge tutti i livelli aziendali spingendoli a programmare e lavorare assieme per il successo.
Per fare questo occorre coinvolgere i dipendenti; i lavoratori devono sentirsi ispirati nell’esecuzione delle loro mansioni, devono sentirsi fieri del loro lavoro ed apprezzare l’apporto che offrono all’azienda. Se i dirigenti imparano ad ascoltare i lavoratori nel luogo di lavoro e a fornir loro il supporto adeguato, il “punto di produzione, il luogo dove avvengono i fatti” diventa il luogo dove nascono il buon senso ed i miglioramenti a basso costo.

Perché Questo? Perché con questo metodo tutti sono chiamati a dare suggerimenti sui miglioramenti da attuare Patrizio ma stai fantasticando? Assolutamente no sono convinto di quanto dico! E’ vero, queste sono filosofie gestionali giapponesi che hanno contribuito al successo per esempio della TOYOTA, ma queste dottrine gestionali vanno applicate alle nostre imprese adattandole anche al nostro modo di ragionare.

Per esempio possiamo adottare il metodo delle 5S una delle attività che ha contribuito a fare il successo del Kaizen. Le 5S sono indicate per grosse fabbriche ma, se ci fai caso, puoi applicarle in qualsiasi impresa, infatti sono: 1. Separazione (Seiri): bisogna suddividere ciò che è necessario e ciò che non lo è e scartare quest’ultimo; 2. Ordine (Seiton): bisogna collocare gli oggetti necessari dove occorrono; 3. Pulizia (Seiso): bisogna eliminare sporco nelle macchine e nell’ambiente; 4. Standardizzazione (Seiketsu): bisogna sistemare i reparti e impianti nelle condizioni migliori; 5. Disciplina (Shitsuke): bisogna essere in grado di utilizzare con autodisciplina i quattro punti di cui sopra.

Sembrano cose scontate ma se andiamo ad analizzarle non è poi sempre così, per esempio: 1)

Ti sei mai trovato in un ufficio e l’addetto per trovare un certificato che era finito in mezzo a vecchi documenti ha dovuto perdere un sacco di tempo e di conseguenza te lo ha fatto perdere anche a te? 2)
Hai mai visto due o più lavoratori sprecare un bel po’ di tempo in cerca di un trapano poiché non riuscivano più a trovarlo, in quanto un loro compagno lo aveva utilizzato e non lo aveva più rimesso al suo posto e questo ha comportato il ritardo dal cliente? 3)
Ti è mai capitato che nel pulire dei macchinari l’addetto alla manutenzione si accorgesse che lo sporco di grasso copriva dei bulloni e dadi allentati e grazie a ciò si è evitato guasti e guai peggiori? 4)
Per mantenere ed evitare alcuni dei problemi descritti devi fare ed educare i collaboratori ad applicare costantemente le attività di cui sopra.
Queste sono domande nello stesso tempo sono esempi di cosa potrebbe significare non adottare la metodologia delle 5S.
Questo rappresenta un grosso costo che buona parte delle aziende pubbliche e private si trovano a sostenere spesso senza saperlo quantificare.

MasaaKi Imai leader mondiale del qualità management, autore del best seller Kaizen, nel libro “Gemba Kaizen“ afferma che un dirigente esperto può determinare il livello di una società in 5 minuti , ispezionando lo stabilimento e osservando gli sprechi e le 5S . Scarsità di 5S nel luogo di lavoro significa inefficienza, presenza di spreco significa insufficiente autodisciplina, morale basso, qualità scarsa, costi elevati e incapacità d soddisfare i termini di consegna.

Io trovo che questa è una materia assolutamente affascinante e che proporzionandola alla nostra realtà si può adottare sin da subito.

Naturalmente questi sono solo accenni e tu hai degli esempi da fare su questo argomento?

A Cura di Patrizio Gatti Consulente di direzione aziendale

Autore di “Amministrare l’Azienda”

Articolo pubblicato sul blog www.giacomobruno.it

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Laurence Peter

Sono particolarmente legato a questa frase che riassume un po’ il mio pensiero per ciò che riguarda la gestione aziendale, tant’è che prendendo spunto dalla pianificazione ho chiamato la mia società “Plan Consulting”

Ho sperimentato poi i vantaggi che ne derivano dalla pianificazione ed a quel punto ho adottato strumenti base come budget e pianificazioni finanziarie.

Sono convinto che il fatto di pianificare la gestione aziendale è fondamentale per il nuovo ragionare dell’Azienda, poiché la pianificazione porta e porterà molti piccoli imprenditori a mutare il loro modo di fronteggiare il lavoro, fissando in precedenza degli obiettivi aziendali stabilendo le linee guida per il loro ottenimento e sviluppando azioni e tempi di esecuzioni delle operazioni di gestione.

Una volta stabiliti gli obiettivi realistici e le strategie, entra in gioco il controllo di gestione, che agisce per rendere efficaci ed efficienti tutte le risorse aziendali atte al conseguimento degli obiettivi.

Tra gli obiettivi principali io citerei l’equilibrio finanziario e la compatibilità delle risorse reali con programmi di sviluppo, perciò il controllo di gestione deve essere esteso anche all’area finanziaria permettendo la pianificazione delle risorse e dei bisogni, facendo in maniera che l’attenzione dell’imprenditore sia concentrata non solo all’aumento dei fatturati, ma anche all’ ottimizzazione dei flussi finanziari.

Consiglio vivamente di applicare la pianificazione per chi vuole mettere sotto controllo la propria azienda perché ti fa rendere conto di come ti incamminerai da un punto di vista finanziario e di quali e quante fonti di finanziamento hai bisogno.

Come specificato anche in “Amministrare l’Azienda” trattandosi di previsione, può succedere che alcuni importi possono cambiare probabilmente però ci si avvicinerà al saldo preventivato, e se comunque succedono degli imprevisti, con dei semplici accorgimenti, ti puoi preparare a organizzarti in qualsiasi situazione.

A Cura di Patrizio Gatti, tratto dal blog www.giacomobruno.it
Autore di “Amministrare l’Azienda“

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